Ogni azienda ha bisogno di monitorare i propri progressi per comprendere cosa funziona e cosa non va bene e, per farlo, ha bisogno di KPI (Key Performance Indicator o Indicatori Chiave di Prestazione). Sebbene se ne senta parlare spesso, non è sempre chiaro cosa siano, come si determinano e, soprattutto, perché sono importanti ai fini di una strategia di crescita. L’utilizzo dei KPI, una volta determinati i propri obiettivi strategici, consente di misurare tali obiettivi, ma anche di prendere decisioni più consapevoli e maggiormente orientate ai risultati.

Cos’è un indicatore chiave di prestazione?

Per KPI si intende un valore misurabile, che indica le prestazioni di individui o aziende in ragione del raggiungimento degli obiettivi. Il monitoraggio e la selezione dei KPI aiutano a comprendere se si è sulla giusta strada per raggiungere i risultati desiderati. I valori possono rientrare in categorie come profitti, numeri di vendita, turnover dei dipendenti o spese medie annuali. Come è facile intuire, sono tutti fattori strumentali al successo complessivo di una strategia.

KPI vs. metriche

Sebbene sia i KPI che le metriche siano stati pensati per misurare le performance, hanno caratteristiche diverse, quindi si usano in modi diversi. Le metriche servono a monitorare i progressi e valutare il successo, mentre i KPI sono connessi a obiettivi specifici, entro un determinato lasso di tempo, sono “indicatori chiave” e non devono per forza rimanere “fissi”. Le mentre valutano la performance di un processo in particolare, ad esempio riguardano da vicino una persona o un team e spesso sono in linea con gli standard di settore o le migliori pratiche.

Cosa rende efficiente i KPI?

I piani migliori usano da 5 ai 7 KPI e includono ogni elemento dei cosiddetti criteri “SMART” (Specific/Measurable/Achievable/Relevant/Time-bound):

• Specifico: definire cosa intende misurare ciascun KPI e perché è importante;
• Misurabile: i KPI dovrebbero includere standard per la misurazione;
• Raggiungibile: il KPI dovrebbe essere un obiettivo realistico e raggiungibile;
• Rilevante: i KPI hanno lo scopo di far avanzare un’azienda, quindi devono essere rilevanti per migliorare i risultati;
• Limitato nel tempo: è importante stabilire un arco di tempo realistico, assicurandosi che le scadenze vengano rispettate dal team.

Quali tipi di KPI esistono?

Esistono KPI in quasi tutti i settori e categorie, come ad esempio vendite, marketing, servizio clienti, risorse umane o finanza. Va da sé che, per il raggiungimento degli obiettivi, vanno scelti quelli corretti per la propria attività e, soprattutto, in numero gestibile.

• Esempi di KPI di vendita: crescita mensile delle vendite; numero di lead coinvolti nel funnel di vendita; tempo medio di conversione
• Esempi di KPI di marketing: traffico mensile di un sito web; tasso di coinvolgimento sui social media; mi piace o commenti sulla pagina.

Come si imposta un indicatore chiave di prestazione?

Il primo passo è, naturalmente, definire i propri obiettivi strategici, che serviranno come punto di partenza per decidere quali indicatori sono utili. Fatto questo, si selezionano gli strumenti di analisi e reportistica, solitamente software specificamente progettati per le diverse attività. Man mano che si implementano i KPI, si può capire quali siano davvero utili. Si possono, dunque, tranquillamente sostituire man mano o quando un’azienda cambia e cresce.

I passaggi

1. Determinare gli obiettivi-chiave.
2. Definire i risultati attesi.
3. Usare indicatori “leading” e “lagging”, cioè ritardati e anticipatori: i primi esaminano le variabili delle prestazioni passati, per mostrare i risultati; i secondi definiscono quali azioni sono necessarie per raggiungere gli obiettivi.
4. Impostare obiettivi e soglie.
5. Valutare i progressi e adottare adeguamenti se necessari.

Perché è importante usare bene i KPI?

Usare i KPI in modo errato si può tradurre tanto in una semplice perdita di tempo, quanto in una perdita di profitti. Al contrario, un utilizzo ragionato e consapevole, consente di allocare e incanalare risorse adeguate, migliorando prestazioni e ottenendo vantaggi, come:

• Monitoraggio di prestazioni e progressi in tempo reale.
• Rispetto delle tempistiche, grazie a una visualizzazione rapida e puntuale delle diverse attività.
• Facilità di formulazione, poiché sono valori semplici e diretti, adattabili ad aziende ed attività di ogni dimensione.
• Garanzia di chiarezza e trasparenza dei membri del team, con una condivisione continua e aggiornata delle informazioni e, dunque, un più elevato coinvolgimento.

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